Incorporar documento digital a GIO 2

GIO 2 permite convertir una entrada pendiente de digitalizar en un envío digital, mediante la incorporación de un documento escaneado en formato PDF.
Una vez completado el proceso, el envío digital podrá ser gestionado de manera independiente por usuarios con perfil Back Office o Cliente, según los permisos configurados.

Esta funcionalidad admite dos formas de incorporación:

• Masiva, mediante archivos que contengan código QR para identificación automática.
• Individual, desde el detalle de la entrada, sin necesidad de que el documento contenga código QR.

Este proceso garantiza la trazabilidad del envío, preservando tanto el registro del documento físico como su versión digital.

Consideraciones iniciales

Antes de realizar la incorporación del documento digital, ten en cuenta lo siguiente:

• Solo se puede realizar para entradas en estado "Pte. digitalizar".
• El archivo a incorporar debe estar en formato PDF.
• Se permite un único documento digital por entrada.
• El documento escaneado debe contener un código QR en formato imagen, visible en la primera hoja, si se utiliza la incorporación masiva.
• El envío digital creado será independiente, con su propio ID, trazabilidad y gestión, aunque estará vinculado al registro de entrada física.

Incorporar documento digital masivamente (con código QR)

Pasos:

1. En la pantalla principal de GIO 2 en el módulo de Cartería, accede al menú Envíos digitales > SOPORTE FÍSICO.

2. Haz clic en el TAG "Pte digitalizar".

3. En la barra de acciones (parte superior derecha), selecciona la opción Incorporar documento digital a GIO.

Nota: No es necesario seleccionar registros del listado. El sistema identificará automáticamente los documentos a través del código QR contenido en los archivos.

4. Se abrirá un formulario donde podrás adjuntar los archivos digitales a incorporar. Solo se permite un archivo PDF por entrada.

 

5. Haz clic en el botón Subir archivo y selecciona uno o más archivos desde tu equipo.

6. Si deseas descartar un archivo antes de la incorporación, presiona el botón Eliminar ubicado junto al archivo correspondiente .

7. Una vez cargados los archivos, haz clic en Incorporar para confirmar la operación. La incorporación será exitosa si se cumplen las siguientes condiciones:

• El código QR del documento coincide con una entrada en estado "Pte. digitalizar".
• El envío de entrada corresponde al operativo en el que se encuentra el usuario Back Office que realiza la carga.

8. Si prefieres no continuar con el proceso, haz clic en Cancelar para cerrar la ventana sin realizar cambios.

Incorporar documento digital individualmente (sin código QR)

Pasos:

1. En la pantalla principal de GIO 2, accede al módulo Envíos digitales > SOPORTE FÍSICO.

2. Haz clic en el TAG "Pte. digitalizar".

3. En el listado de entradas, haz clic sobre el envío al que deseas incorporar el documento digital.

4. En la pantalla de detalle de la entrada, haz clic en Incorporar documento digital a GIO, ubicada en la parte superior derecha.

 Nota: En este caso, el documento no necesita contener código QR.

5. Se abrirá un formulario para cargar un solo archivo PDF.

 

6. Haz clic en Subir archivo y selecciona el documento correspondiente.

7. Si necesitas eliminar el archivo antes de incorporarlo, presiona Eliminar .

8. Una vez cargado el archivo, haz clic en Incorporar para confirmar la carga del documento.

9. Si no deseas continuar, selecciona Cancelar para cerrar sin guardar cambios.

Creación de envío digital

Una vez confirmada la incorporación del documento digital, GIO 2 genera automáticamente un nuevo Envío Digital con las siguientes características:

• El envío digital se crea con estado "Entrega Digital".
• El envío digital obtiene un ID de envío único, diferente al de la entrada física.
• El envío queda vinculado al registro físico, pero se gestiona como una entidad independiente.
• Contiene metadatos asociados al documento digital incorporado.
• El destinatario (persona o departamento) y quienes tienen permiso de acceso, pueden visualizar el envío en el menú de Envíos digitales.
• Se envía automáticamente una notificación de “Aviso de entrega digital” al destinatario, de acuerdo con las reglas de envío y preferencias de notificación.
• El usuario Back Office verá el nuevo envío en el menú Envíos digitales > TAG "Entrega digital".

⚠️Consideraciones adicionales

• Al confirmar el proceso de incorporación del documento digital, la entrada física cambiará automáticamente al estado "Pte. retorno circuito físico".
• El sistema registrará el cambio de estado tanto en la Trazabilidad como en la Auditoría del envío.